Assistant Administratif (F/H)

Mission principale du service : assurer le déploiement et le fonctionnement du PLIE (Plan local pour l’insertion et l’emploi) sur l’ensemble du territoire du bassin grenoblois

Composition du service : 2 ETP d’assistant/e administratif/ve, 2 ETP de responsables de territoire, 2 ETP de chargés de bases de données de logiciel Viesion, 1 apprenti, 1 ETP de directeur

Rejoignez la mission ingénierie et pilotage du PLIE en tant qu'assistant administrative.

FINALITÉ DU POSTE

· Effectuer le suivi administratif du PLIE

· Assurer un appui auprès des responsables de territoire du PLIE

· Assurer un appui au bon fonctionnement de la direction

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité 1 : Suivi administratif du PLIE

· Saisie des données dans le logiciel Viesion

· Traitement des contrats d’engagement du PLIE

· Réalisation de requêtes et classement des documents des participants dans le logiciel Viesion

· Gestion des relations avec les référents PLIE, les interlocuteurs du conseil départemental, de France Travail et des partenaires associés

Activité 2 : Appui aux responsables de territoire du PLIE

· Organisation et participation aux Commissions locales d’admission des bénéficiaires, en soutien à l'un des deux responsables de territoire PLIE

· Gestion des accès des professionnels du PLIE aux outils internes (module d’orientation vers les actions du PLIE) et externes (Portail emploi/OPUS, Caf PRO) dans le cadre des conventions avec les partenaires (France Travail, CAF)

· Soutien administratif et logistique aux dossiers suivis par les responsables de territoire

· Activité 3 : Appui au fonctionnement de la direction

· Contribution à l'enregistrement, la ventilation des courriers et au suivi des parapheurs

· Gestion des réservations et préparation des ordres de mission pour les déplacements des membres de l’unité

· Veille auprès de la directrice sur la mise en œuvre des actions du DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels) de la direction

Contexte

· Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux - poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans)

· Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : secrétariat administratif

· Expérience souhaitée : poste similaire

CONNAISSANCES

· Techniques de secrétariat

· Insertion professionnelle, droit du travail

· Fonctionnement des collectivités territoriales

· Partenaires (France Travail, CAF…)

SAVOIR FAIRE

· Utilisation de Word, Excel, Outlook, logiciel VIeSION

· Saisie et traitement des données, requêtes, classement

· Organisation de réunions, gestion de l’agenda et des convocations

· Rédaction de compte-rendu

· Reporting

SAVOIR ÊTRE

· Organisation, rigueur, adaptabilité

· Qualités relationnelles

· Autonomie